Coach je zelfvertrouwen (tool 2)

Iedereen kent dat wel, dat je soms niet zo zeker bent van jezelf. Niets mis mee, want dat is heel menselijk. Het is meestal gewoon een 'off-day', een dagje die je het liefst zou willen overslaan. Ik heb ook van die dagen. Een vergadering die niet lekker liep, iets wat ik wilde zeggen in een vergadering, maar te schijterig voor was. Maar er zijn mensen die een chronisch gebrek hebben aan zelfvertrouwen op hun werk. En als het gebrek aan zelfvertrouwen een obstakel wordt, mis je toch een aantal kansen en ontwikkelmogelijkheden. De komende maanden ga ik drie tools bespreken om je zelfvertrouwen een boost te geven. De eerste tool, mindmapping, konden jullie terug lezen in de editie van maart. Deze maand bespreek ik de tweede tool: time management.

Time management

De ervaring leert me dat als je controle hebt over je activiteiten en je doelen je meer overzicht hebt. En overzicht maakt het weer makkelijker om te coachen wat je aan het doen bent of waar je over praat. En weten wat je doet en kennis van zaken resulteren automatisch in meer zelfvertrouwen. Voor deze methode heb je nodig:

 

Mind mapping

  • een aantal post-its
  • een pen
  • drie verschillende kleuren markers
  • een schrift of blocknote
  • bladwijzers
  • en niet geheel onbelangrijk, je creativiteit

Wat is time management?

De naam zegt het eigenlijk al, je gaat controle nemen over de tijd die je besteedt. Dit kan de tijd zijn die je besteedt aan je werk, maar je kunt het ook gebruiken om prioriteit te geven aan huishoudelijke activiteiten of aan vrijetijdsbesteding.

Hoe werkt dat eigenlijk, time management?

Je kiest bepaalde activiteiten, waarvan je vindt dat je er mee controle over zou willen hebben. Met name projecten waarbij je door de bomen het bos niet meer ziet, zijn uitermate geschikt. Voor dit artikel neem ik als voorbeeld een workshop managementeigenschappen die je voor je afdeling moet organiseren.

a. Vragen stellen

Aan de hand van 3 vragen (wat,  wie en hoe) ga je prioriteit aan brengen.  Bijvoorbeeld:

– Wat is het voor soort workshop? Wat is het doel van deze workshop?

– Wie heb ik nodig om deze workshop tot een succes te brengen?

– Hoe ga ik de workshop organiseren (welke middelen heb ik nodig)?

Elke vraag krijg een andere kleur.

 

vragen

b. Prioriteren

Aan de hand van de aard van de workshop bepaal je de welke vraag de meeste prioriteit krijgt om te beantwoorden. In het geval van de workshop weet ik bijvoorbeeld al wie ik moet hebben voor de workshop, ik weet wie er aan gaan deelnemen en wie ik moet hebben (stakeholders) om de workshop van de grond te krijgen. Daarmee krijgt de ‘wie’ in mijn lijstje de laagste prioriteit. En ik weet eigenlijk ook al de ‘wat’, want ik heb de opdracht van mijn leidinggevende gekregen. Maar ik kan nog wel wat meer onderzoek doen naar de doelstelling van de workshop. De ‘wat’ krijgt daarmee een lagere prioriteit. Hoe ik het ga doen…dat weet ik nog niet. Daarmee krijgt de ‘hoe’ de hoogste prioriteit.

 

prio's

De post-its met de vragen ga je nummeren nadat je voor jezelf hebt bepaald welke vraag de hoogste en welke vraag de laagste prioriteit heeft. Hoe hoger de prioriteit hoe lager het nummer. De post-its plak je vervolgens in een schrift. In het voorbeeld van de workshop is de nummering dus als volgt:

1. Hoe?

2. Wat?

3. Wie?

c. Timeframe bepalen

Aan de hand van de prioritering die je hebt aangebracht, ga je nu een tijdsvak bepalen.  Je begint uiteraard bij de hoogste prio (nummer 1) en gaat daarmee tot je in detail de vraag kan beantwoorden. Je gebruikt hiervoor je schrift en een bladwijzer. De bladwijzer in je schrift verwijst naar een vraag waar je op dat moment mee bezig bent.

 

bladwijzer

Dit wordt dus als het ware een miniproject. Het kan zijn dat je afwijkt van je prio. Begrijpelijk, maar ga dan terug naar je prio 1. In het voorbeeld van de workshop:

1. Hoe?

– Welke vorm krijgt deze workshop?

– In welke setting wil ik deze workshop geven?

– Ga ik deze workshop tijdens kantooruren geven of daarna?

– Als ik het in de avonduren doe zit het dan met het diner?

– Hoe zorg ik dat mensen actief betrokken raken en blijven bij de workshop.

Daarnaast bepaal je een realistisch tijdsvak. Voor dit voorbeeld ga ik er vanuit dat ik aan 1 maand genoeg heb.

Tijdsframe: 1 maand 

Ik heb dus een maand om alle bovenstaande vragen te beantwoorden. Tot die tijd houd ik me ook alleen maar bezig met het beantwoorden van deze vragen en het uitvoeren en regelen van deze vragen. Vervolgens ga ik verder naar mijn volgende prio op de lijst, bepaal een tijdsframe en herhaal het proces tot ik alle punten heb gehad.

 

Vragen

Time management lijkt heel erg op mind mapping. Verschillende aspecten van mind mapping, zoals bijvoorbeeld het ontrafelen van het onderwerp aan de hand van vragen, komen ook voor bij time management. Het grootste en wezenlijke verschil met time management is dat je de stap eerst afrond voordat je ook maar iets anders gaat doen. Door deze methode te hanteren, leer je jezelf te focussen op 1 deelaspect tegelijk.

Tip: als je time management wilt oefenen begin dan met zo min mogelijk vragen. Twee vragen is een goed begin. Oefen daarnaast met kleine opdrachten, bijvoorbeeld een miniproject ‘huishoudelijke taken’. Door klein te beginnen, maak je de kunst van time management makkelijker en kun je deze op steeds grotere projecten toepassen.

1 Comment

Laat een bericht achter